Stafi i tavolinës së parë është zakonisht kontakti i parë që pacienti ka me zyrën tuaj. Ata nuk janë vetëm duke iu përgjigjur telefonit ose duke përshëndetur pacientët. Ata gjithashtu janë përgjegjës për planifikimin e emërimeve dhe marrjen e informacionit demografik të pacientit. Ata duhet të jenë në gjendje të vazhdojnë me shpejtësinë e një zyre mjekësore, si dhe t'i kushtojnë vëmendje të madhe detajeve. Këtu janë 8 përgjegjësi të stafit të tavolinëve.
1 -
Përshëndet dhe mirëpret ...Një person në tavolinë para pranon dhe përshëndet të gjithë pacientët dhe vizitorët, personalisht ose mbi telefonat. Siç të gjithë e dinë, përshtypjet e para janë të qëndrueshme. Përshtypjet e para që klientët tuaj marrin për praktikën tuaj mjekësore shpesh janë nga stafi i zyrës tuaj, duke i bërë ato të rëndësishme për suksesin e organizatës suaj. Sigurimi i kujdesit me cilësi të lartë dhe shërbimi i shkëlqyeshëm ndaj klientit do të parandalojë humbjen e të ardhurave për zyrën mjekësore për shkak të nivelit të lartë të kënaqësisë së pacientit.
2 -
Përgjigjet e telefonit ...duke ruajtur një mënyrë të sjellshme dhe të qëndrueshme të telefonit duke përdorur etiketën e duhur telefonike. Të kesh një sjellje të mirë telefonike është një detyrë e thjeshtë. Të kesh modele të mira telefonike thjesht do të thotë të jesh profesional dhe të trajtosh të tjerët ashtu si dëshiron të trajtohesh nëse ke qenë telefonuesi. Është e rëndësishme për stafin tuaj të zyrës së mjekësisë që vazhdimisht të ofrojë një mënyrë të sjellshme, të qëndrueshme telefonike. Kur një pacient ju bën thirrje, mënyra në të cilën personeli i bankës së përparme merret me thirrjen telefonike përcakton se si perceptohet objekti juaj.
3 -
Mban zonën e pritjes ...të pastër dhe të organizuar. Mbajtja e zyrës suaj mjekësore nuk është vetëm për mënyrën se si duket. Një zyrë e pastër mjekësore është thelbësore për mbajtjen e punonjësve dhe pacientëve të sigurt dhe të shëndetshëm. Mbajtja e zyrës mjekësore të lirë nga mikrobet është më shumë se vetëm për atë që është në sipërfaqe; është për të pasur një ambient të shëndetshëm dhe steril për të parandaluar sëmundjet infektive.
4 -
Regjistron pacientë të rinj ...dhe përditëson demografinë ekzistuese të pacientit duke mbledhur informacione të hollësishme të pacientit për pacientin duke përfshirë informacionin personal dhe financiar. Cikli i një llogarie të pacientit buron nga hyrja fillestare e informacionit demografik të pacientit i cili përfshin demografinë e pacientit dhe informacionin e sigurimeve. Informacioni i pavlefshëm mund të vonojë pagesën.
5 -
Lehtëson rrjedhën e pacientit ...duke njoftuar ofruesin e ardhjes së pacientëve, duke qenë në dijeni të vonesave dhe komunikimit me pacientët dhe stafin klinik. Nëse pacientët e zyrës suaj mjekësore nuk janë të kënaqur me tërë procesin, ata nuk mund të kthehen. Sigurimi i kujdesit me cilësi të lartë dhe shërbimi i shkëlqyeshëm ndaj klientit do të parandalojë humbjen e të ardhurave për zyrën mjekësore për shkak të nivelit të lartë të kënaqësisë së pacientit. Pacientët do të vazhdojnë të kthehen për aq kohë sa ata janë të kënaqur me të gjithë procesin.
6 -
Përgjigjet për ...pacientëve, pacientëve të ardhshëm dhe hetimeve të vizitorëve në mënyrë të sjellshme. Një teknikë e quajtur "dëgjim aktiv" është një mjet i dobishëm për të siguruar që kuptimi është i plotë. Në këtë teknikë, dëgjuesi do të riformulojë informacionin që dëgjuan me fjalët e tyre. Nëse ky informacion është i saktë, shkëmbimi është i plotë, nëse jo, dërguesi i informacionit mund të korrigjojë çdo keqkuptim në këtë kohë. Ky shkëmbim merr vetëm pak kohë dhe është një mjet efikas për të krijuar përgjegjësi, sepse të gjithë të përfshirë në shkëmbim e dinë se pritjet ishin të qarta dhe të kuptueshme.
7 -
Mban Zyrë Furnizime Mjekësore ...të pajisur në mënyrë adekuate duke parashikuar nevojat e inventarit, duke vendosur porosi dhe duke monitoruar pajisjet e zyrës.
8 -
Mbron konfidencialitetin e pacientit ...duke siguruar që informacioni i mbrojtur shëndetësor sigurohet duke mos lënë PHI në vend të thjeshtë dhe duke u larguar nga kompjuteri para se të largohet nga ai pa mbikëqyrje. Ruajtja e konfidencialitetit të pacientit jo vetëm që i bën pacientët të ndihen të sigurt për t'u trajtuar në institucionin tuaj mjekësor, por është edhe ligji. Çdo organizatë që hyn në informacionet e shëndetit të pacientit konsiderohet një entitet i mbuluar dhe kërkohet me ligj që të pajtohet me dispozitat e HIPAA ose të ndëshkohet penalisht civile dhe / ose penale. Është e domosdoshme që të dhënat mjekësore të mbeten konfidenciale dhe nuk mund të arrihen nga njerëz që nuk kanë autorizim të duhur. Dhënia e informacioneve shpjeguese në lidhje me informacionin shëndetësor të pacientit (PHI) pa autorizimin e tyre konsiderohet shkelje e Rregullës së Privatësisë.