Si të jesh i qartë dhe i përpiktë
Me planifikim dhe kujdes, menaxherja e zyrës mjekësore mund të rrisë efikasitetin dhe efektivitetin përmes teknikave dhe praktikave të suksesshme të komunikimit. Komunikimi është një nga mjetet më të rëndësishme në çdo marrëdhënie, qofshin ato personale apo profesionale. Në zyrën mjekësore, komunikimet e qarta ndërmjet stafit janë thelbësore për sigurimin e cilësisë së kujdesit për pacientët.
Komunikimi është 2-rrugë
Në mënyrë që komunikimi të përfundojë, duhet të ketë ide ose informacione për t'u ndarë, dikush për të dhënë informacionin ose idenë dhe dikush që do të marrë informacionin.
Komunikimi është më i miri kur është reciprok, që do të thotë se idetë dhe informacioni janë të ndara në mes të dy njerëzve, me çdo dhënie dhe marrje nga shkëmbimi. Kur komunikimi është i njëanshëm, mundësia e keqkuptimit ose keqkuptimit është e lartë, dhe këto çojnë në pritjet e paplotësuara dhe rezultatet e dobëta.
Në një marrëdhënie, më shpesh kthehemi dhe kërkojmë falje për çdo keqkuptim dhe provojmë përsëri. Por në një zyrë mjekësore, miscommunication mund të jetë i kushtueshëm si fizikisht dhe financiarisht. Studimet në mesin e udhëheqësve më efektivë tregojnë se komunikimi është aftësia më e rëndësishme që një menaxher apo udhëheqës mund të posedojë dhe të përdorë.
Komunikimi efektiv në vendosjen e shërbimit mjekësor
Për të komunikuar më efektivisht informacionin e qartë dhe konciz është vendimtar.
Nëse në një komunikim me shkrim, nëpërmjet një email-i të zyrës , një në një ndërveprim, ose në një grup vendosje, është e rëndësishme që të rrinë në temë në dorë dhe të mos largohet nga pika. Përdorimi i qasjes së pesë W-së dhe një H të gazetarisë do të ndihmojë të mbajmë vëmendjen në këtë çështje:
- Kush: Kush ka nevojë për informacionin që ndahet? Kush do të ndikojë kjo informatë? Kush është apo do të jetë përgjegjës?
- Çfarë: cilat hapa duhet të ndërmerren? Çfarë rezultati është i dëshiruar? Cilat burime janë të nevojshme për të përfunduar procesin apo projektin? Cilat janë rrethanat që ndikojnë drejtpërsëdrejti në këtë çështje?
- Pse: Pse është kjo e rëndësishme? Pse përfshihet personi që merr këtë informacion?
- Ku: Ku do të ndodhë ngjarja, takimi, puna? Ku janë materialet apo të dhënat e nevojshme për të përfunduar projektin?
- Kur: Kur është takimi? Kur është afati i fundit? Kur kërkohet reagimi apo përparimi?
- Si: Si do të matet suksesi? Si do të vlerësohet performanca? Si do të jetë e sigurtë përfundimi?
Jini të qarta dhe të sakta - Hiqni letrën dhe pirat
Këto janë vetëm disa pyetje që mund të adresohen për të mbajtur informacionin të qartë dhe konciz. Një tjetër rregull i mirë kur u drejtoheni të tjerëve është: "Thoni se çfarë do të thotë dhe nënkuptojeni atë që thoni".
Kur të tjerët e dinë se ju jepni informata kuptimplotë dhe reagime, ata kanë më shumë gjasa të dëgjojnë me vëmendje dhe të vlerësojnë shkëmbimin tuaj me respekt. Një menaxher që thërret, bisedon vazhdimisht për çështje jo-biznesi, ose largohet nga tema gjatë takimeve do të jetë më pak efektiv, sepse punonjësit e tyre do të fillojnë të harmonizojnë "pushin". Ndërsa është e rëndësishme që të keni një raport pune me bashkëpunëtorët dhe punonjësit tuaj, është po aq e rëndësishme që të keni vetëdije profesionale.
Jepni përgjigje - Dëgjim aktiv
Reagimi është një tjetër pjesë e rëndësishme e komunikimit efektiv. Dëgjimi i reagimeve do të ndihmojë të gjitha palët në mirëkuptim. Një teknikë e quajtur "dëgjim aktiv" është një mjet i dobishëm për të siguruar që kuptimi është i plotë. Në këtë teknikë, dëgjuesi do të riformulojë informacionin që dëgjuan me fjalët e tyre. Nëse ky informacion është i saktë, shkëmbimi është i plotë, nëse jo, dërguesi i informacionit mund të korrigjojë çdo keqkuptim në këtë kohë. Ky shkëmbim merr vetëm pak kohë dhe është një mjet efikas për të krijuar përgjegjësi, sepse të gjithë të përfshirë në shkëmbim e dinë se pritjet ishin të qarta dhe të kuptueshme.
Përfitimet e komunikimit të qartë në Zyrën Mjekësore
Komunikimi i qartë dhe efektiv kursen kohë, para dhe keqësim. Kur të gjitha palët të kuptojnë se çfarë është e nevojshme, e pritshme dhe e pranueshme, përparimi është më i sigurt. Kur të gjitha palët kuptojnë pse diçka është e nevojshme, ata ndjehen të respektuar. Kur shkëmbehen idetë dhe konsiderohen reagime, të gjitha palët ndihen të përfshira dhe të rëndësishme për procesin. Këto ndjenja të përfshirjes dhe rëndësisë janë thelbësore për moralin e zyrës dhe suksesin e përgjithshëm të praktikës.