Komunikimi elektronik po bëhet gjithnjë e më popullor këto ditë sesa thirrjet telefonike, "kërmilli" dhe madje edhe në disa raste, takime ballë për ballë. Në çdo mjedis profesional, duke përfshirë zyrën mjekësore, është e rëndësishme të merren në konsideratë disa gjëra kur dërgohen email tek bashkëpunëtorët, pacientët, mjekët, spitalet, shitësit ose profesionistët e tjerë.
Njerëzit kalojnë një pjesë të madhe të ditës së hapjes dhe të leximit të postës elektronike.
Koha e vlefshme nuk duhet të harxhohet në email paefektshëm dhe të parëndësishëm. E njëjta profesionalizëm që do të përdorni në telefon, korrespondencë me postë ose ballë për ballë duhet gjithashtu të shprehet në një email. Gjithmonë mbani mend se një email është një formë e komunikimit dhe mënyra në të cilën marrësi e interpreton mesazhin është e vetmja gjë që ka rëndësi.
Para se të krijoni dhe dërgoni një email, pyesni veten disa pyetje.
- A është e-mail forma më e mirë e komunikimit për informacionin që po dërgoj?
- A është profesionist?
- A është i përshtatshëm HIPAA?
- A me përfaqëson saktësisht mua dhe zyrën mjekësore?
Rregullimi i etiketës me email 1
A mendoni për përmbajtjen e mesazhit tuaj para se të shtypni SEND . Sigurohuni që emaili është forma e duhur e komunikimit për mesazhin tuaj në vend të një telefonate ose një takimi. Mbani në mend se përmbajtja duhet të pasqyrojë imazhin dhe nivelin e profesionalizmit që pritet nga Zyra juaj Mjekësore.
Mos dërgoni, përcillni ose përgjigjeni asnjë email që përmban natyrën e turpshme, ofenduese, shpifëse, shpifëse, raciste ose seksuale. Ndëshkimet mund të jenë të rënda për ju dhe për Zyrën Mjekësore.
Rregullimi i etiketës së email-it # 2
A përdorni gramatikën, pikësimin dhe drejtshkrimin e duhur. Përsëri, mesazhi juaj është një pasqyrim i Zyrës tuaj të Mjekësisë.
Gjithashtu, sigurohuni që ta mbani mesazhin konciz dhe të përdorni planin e duhur për mesazhin tuaj që e bën më të lehtë leximin. Korrigjo email-in tuaj para se të goditni SEND .
Mos përdorni të gjitha kapset pasi kjo konsiderohet të bërtasë ose të bërtasë në botën online. Përdorni bold ose italics për të theksuar një fjalë ose fraza. Gjithashtu, shmangni përdorimin e fonteve jashtëzakonisht të zbukuruar ose të çuditshëm, pasi kjo e bën më të vështirë leximin e emailit tuaj.
Rregullimi i etiketës me email 3
Sigurohuni që emaili të dërgohet tek marrësit (et) e duhur. Informacioni në një Zyrë Mjekësore, veçanërisht lidhur me informacionin e pacientit, duhet të ndahet mbi nevojën për të njohur vetëm bazën. Gjithashtu, konsideroni se njerëzit mund të konsiderojnë informacione që nuk janë relevante për ta si "junk mail".
Mos diskutoni informacione personale dhe konfidenciale ose mos i bashkangjitni skedarët pacientë në një email. Përdorni numrat e llogarisë së pacientit ose numrat e shënimeve mjekësore për të këshilluar dikë për të shqyrtuar llogarinë. Informacioni juaj duhet të shënohet atje.
Rregullimi i etiketës së email-it # 4
A përgjigjeni në emailet profesionale brenda 24 orëve kur është e mundur. Nëse kjo nuk ju jep kohë të mjaftueshme, të paktën përgjigjeni për të thënë që ju keni marrë email dhe ju do të ktheheni tek ata sa më shpejt të jetë e mundur.
Mos u përgjigjni në spam ose në kërkesa për të abonuar / anuluar.
Kjo do të gjenerojë më shumë spam që do të përmbytin emailin tuaj të biznesit.
Rregullimi i etiketës së email-it # 5
Mbajini emocionet nga emailet. Jini të sjellshëm dhe profesional. E di se kush mund të jesh informal pasi kalon koha e mjaftueshme për të ndërtuar atë lloj marrëdhënieje.
Mos thuaj asgjë në një email që mund të pendohesh më vonë. Kini kujdes gjatë dërgimit ose reagimit ndaj një email-i në zemërim. Asnjëherë mos bëni komente personale për një person tjetër, bëni komente që do të ofendonin dikë ose do të thoni diçka që nuk do të thoni personalisht.
Rregullimi i etiketës me email 6
A mbani humor, shaka dhe ironi në minimum. Qëllimet shpesh janë "humbur në përkthim" në email dhe njerëzit nuk mund të marrin gjithmonë shaka.
Mendoni për këtë nga perspektiva e marrësit.
Mos dërgoni, përpara, ose të përgjigjeni në letrat zinxhir. Është sjellje joprofesionale dhe disa njerëz e shohin këtë si postë junk. Mos harroni se çdo përmbajtje që dërgoni duhet të pasqyrojë imazhin dhe nivelin e profesionalizmit që pritet nga zyra juaj mjekësore.