5 Funksione të rëndësishme të Desk Front

Tavolina e parë e një zyre mjekësore mund të jetë një vend shumë i zënë. Stafi i tavolinës së përparme është thelbësor për funksionimin e qetë të zyrës mjekësore. Stafi i tavolinës së parë zakonisht përbëhet nga recepsionistë dhe / ose asistentë mjekësorë dhe varësisht nga madhësia e zyrës mjekësore një person mund të jetë të dyja. Detyrat klinike mënjanë, tavolina e pritjes është përgjegjëse për pesë detyra administrative:

1. Përshëndetja e pacientëve
2. Përgjigjja dhe menaxhimi i telefonit
3. Caktimi i emërimeve
4. Komunikimi i brendshëm
5. Korrespondenca e jashtme

1 -

Përshëndetja e pacientëve

Përshëndetja e pacientëve nuk është vetëm për atë që thoni, por edhe për mënyrën se si ndërveprojnë me pacientët. Tavolina e pritjes është përgjegjëse për t'i bërë pacientët të ndjehen të mirëpritur.

Tavolinë para është përshtypja e parë që një pacient merr kur bën thirrje ose viziton praktikën mjekësore. Është e rëndësishme që tavolina e pritjes të ofrojë shërbim të jashtëzakonshëm të klientit dhe të jetë një përfaqësim pozitiv i praktikës mjekësore.

Këtu janë mënyra të tjera për përshëndetjen e pacientëve:

• Përgjigjet telefonin duke ruajtur një mënyrë të sjellshme dhe të qëndrueshme duke përdorur etikën e duhur të telefonit
• Mban zonën e pritjes të pastër dhe të organizuar
• Regjistron pacientë të rinj dhe përditëson demografinë ekzistuese të pacientit duke mbledhur informacione të hollësishme të pacientit për pacientin duke përfshirë informacionin personal dhe financiar
• Lehtëson rrjedhën e pacientit duke njoftuar ofruesin e ardhjes së pacientëve, duke qenë në dijeni të vonesave dhe komunikimit me pacientët dhe stafin klinik
• Përgjigjet pacientëve, pacientëve të ardhshëm dhe kërkesave të vizitorëve në mënyrë të sjellshme

2 -

Menaxhon Telefoni

Ndërsa përgjigjja në telefon në një mënyrë të sjellshme dhe të qëndrueshme është një pjesë e përshëndetjes së pacientëve, nuk është detyra e vetme e përgjegjësive telefonike të tavolinës së frontit. Tavolina e pritjes ka përgjegjësinë e marrjes së të gjitha thirrjeve hyrëse dhe vendosjen e telefonatave dalëse kur është e nevojshme.

• Thirrjet hyrëse: Thirrjet hyrëse përbëhen nga thirrjet e pacientëve, telemarketuesit, përfaqësuesit farmaceutikë, mjekët e tjerë dhe më shumë. Tavolina e pritjes duhet të përdorë etiketën e duhur të telefonit gjatë menaxhimit të telefonave duke përdorur këto aftësi komunikimi: të jetë një dëgjues aktiv, të ketë sjellje të mira telefonike, thirrje në ekran, të përdorni takt, të bëni pyetje dhe të ruani konfidencialitetin.
• Thirrjet dalëse: Ndonjëherë, tavolinën e pritjes mund t'u duhet të bëjnë thirrje dalëse për të diskutuar mbi një emërim pacientësh, për të bërë emërime ose referime jashtë ose për të porositur furnizime. Si përfaqësues i zyrës mjekësore, është po aq e rëndësishme të përdoret etiketa e duhur telefonike.

3 -

Caktimi i takimeve

Planifikimi efektiv është i nevojshëm për një eksperiencë të shkëlqyeshme të pacientit dhe një rrjedhje të qetë të pacientëve. Shumica e zyrave mjekësore përdorin programin e caktimit që e bën caktimin e takimeve të thjeshta dhe të lehta. Sidoqoftë, tavolina e përparme duhet të jetë në gjendje të plotësojë anulimet ose mos-shfaqjet dhe të bëhet efikas në komunikimin e ndryshimeve në orar për pacientët dhe mjekët.

4 -

Komunikimi i Interoffice

Tavolinën e frontit të zyrës mjekësore është si një qendër komunikimi. Shumica e komunikimit ndërmjet zyrave të komunikimit shkon përmes tavolinës së parë sidomos kur ajo përfshin ndonjë detyrë administrative lidhur me pacientin.

Për të komunikuar më efektivisht informacionin e qartë dhe konciz është vendimtar. Nëse është në një memo, një komunikim me shkrim, përmes një mesazhi të brendshëm të zyrës, një në një ndërveprim, ose në një grup vendosje, është e rëndësishme që t'i përmbahemi temës në dorë dhe jo të largohet nga pika.

Disa shkathtësi themelore të nevojshme për komunikim efikas ndër-komunikativ përfshijnë:

• Etiketë telefonike
• Shërbimi ndaj klientit
• Fjala themelore dhe programet excel
• Menaxhimi i kohes
• Aftësitë e organizimit

5 -

Komunikimi i Jashtëm

Komunikimi i jashtëm përfshin komunikimin potencial me shitësit, praktikat e tjera të mjekëve, kompanitë e sigurimeve dhe bizneset e tjera. Kjo mund të kërkojë marrjen e telefonatave dalëse, shkrimit të letrave profesionale, faksimit dhe dërgimit të letrave.

Njohja e procedurave të zyrës që merren zakonisht nga një certifikatë ose diplomë Associates në një program biznesi, duke përfshirë proceset dhe procedurat administrative, përpunimin e kërkesave, përgatitjen e hartave të pacientëve dhe aftësitë themelore kompjuterike. Aftësitë themelore asistente administrative dhe të qenit në gjendje të veprojnë në mënyrë adekuate pajisjet e zyrës janë të rëndësishme për suksesin e zyrës së frontit.