5 Përbërësit për Kontrollet e Brendshme Efektive

Parandaloni dhe zbuloni sjellje të pahijshme të punonjësve në zyrën tuaj mjekësore

Kontrollet e brendshme përcaktohen si një proces i dizajnuar për të dekurajuar mashtrimin, për të mbrojtur burimet e kompanisë dhe për të siguruar përputhjen me ligjet dhe rregulloret. Kontrollet e brendshme janë efektive vetëm nëse përcaktohen nga nevojat specifike të zyrës mjekësore, zbatohen, monitorohen dhe maten për të siguruar funksionimin siç është planifikuar.

Zyra mjekësore duhet të marrë një qasje proaktive për të parandaluar dhe zbuluar sjelljen e keqe të punonjësve duke patur një politikë në vend lidhur me kontrollet e brendshme. Parandalimi dhe zbulimi luajnë një rol shumë të rëndësishëm në çdo proces të kontrollit të brendshëm duke minimizuar një nivel të caktuar rreziku.

1 -

Praktikat e punësimit

Punësimi i stafit më të mirë të zyrës mjekësore është një mënyrë efektive për forcimin e një procesi të kontrollit të brendshëm. Personeli i punësimit, i cili është kompetent, i besueshëm dhe i besueshëm nga kandidatët paraprakisht të shqyrtimit, është vetëm një kuptim i mirë i biznesit. Kontrollet e sfondit dhe kontrollet referuese janë mënyra të thjeshta për të eliminuar çdo mollë të keqe dhe për të penguar që disa njerëz të aplikojnë për këtë punë.

Megjithëse punëdhënësve të mëparshëm nuk u lejohet të japin ndonjë informacion tjetër përveç statusit të punësimit dhe kualifikimit për rehire, ju mund të kërkoni që aplikantët të japin informacion kontaktues për mbikëqyrësit e mëparshëm ose kolegët e tyre për të marrë më shumë informacion të detajuar. Kontrollet e historikut duke përfshirë kontrollet e kreditit gjithashtu japin detaje rreth historisë personale të një aplikanti.

më shumë

2 -

Ndarja e Detyrave

Ndarja e detyrave pengon një punonjës që të ketë përgjegjësinë e transaksioneve të shumta që përfshijnë trajtimin e financave. Sa herë që një punonjës ka të bëjë me paratë duhet të ketë një person i cili autorizon transaksione të caktuara, një person tjetër përgjegjës për përpunim dhe një tjetër për pajtimin dhe mbajtjen e regjistrimeve. Kjo siguron që asnjë person nuk mund të kryejë ndonjë detyrë që nuk zbulohet ose rishikohet nga një person tjetër.

Ndarja e detyrave e bën të vështirë humbjen e çfarëdo sasie të parave, qoftë në nivelin e tavolinës së frontit ose në nivelin administrativ të zyrës mjekësore. Kur punonjësit e dinë se çdo proces është ndjekur dhe monitoruar, ai inkurajon saktësinë dhe ndershmërinë në kryerjen e detyrave.

3 -

dokumentim

Çdo transaksion financiar duhet të ketë një gjurmë letre. Dokumentacioni nuk është vetëm praktika e shkrimit apo dokumentimit të veprimeve, por edhe mbajtja e kopjeve të të gjitha të dhënave financiare siç janë faturat dhe remitancat e pagesave. Punonjësit duhet të bëhen të vetëdijshëm që kurrë të mos kryejnë një transaksion të bazuar në një kërkesë verbale.

Dokumentacioni i vlefshëm përfshin formularët zyrtarë të zyrës mjekësore, letërnjoftimet ose faturat dhe duhet të autorizohen me nënshkrim, kur është e nevojshme. Kontrollet duhet të kenë gjithmonë një faturë, siç duhet të rimbursojnë, transferimet e parave ose pagesat e pagesave. Paraja duhet të pranohet, nuk dorëzohet kurrë, përveçse për të dhënë përsëri ndryshimin e pacientit. Barazimi i arkës duhet gjithashtu të dokumentohet në fillim dhe në fund të çdo ndryshimi.

4 -

Masat mbrojtëse fizike dhe elektronike

Përdorimi i kasafortave, sistemeve të alarmit, kamerave dhe bravandrave mund të ndihmojë zyrën mjekësore në ruajtjen e të dhënave, inventarit, aseteve dhe parave.

1. Mbani të gjitha kutitë e parasë, çeqet dhe librat e pranimit të mbyllur në një vend të sigurt me qasje të kufizuar nga personeli i zyrës së mjekësisë. Kombinimet duhet të ndryshohen rregullisht.

2. Vendosni sisteme alarmi për orë të tëra dhe ditë jo operacionale.

3. Kamerat mund të vendosen në secilën hyrje dhe dalje, tavolinë para dhe të synuar në vend të sigurt.

4. Mbajini dyert në dhomën e furnizimit dhe / ose kabinetin e farmacisë të mbyllur në çdo kohë dhe lejoni vetëm hyrjen në zona të caktuara sipas nevojës.

Masat mbrojtëse elektronike përfshijnë përdorimin e fjalëkalimeve dhe kufizimin e qasjes vetëm në personelin e autorizuar.

5 -

Operacionet e monitorimit

Çdo proces i kontrollit të brendshëm do të ishte i paplotë pa një mënyrë për të monitoruar operacionet. Monitorimi i kontrolleve të brendshme përfshin shqyrtimin e operacioneve të përditshme për të siguruar që proceset të funksionojnë siç duhet.

1. Harmonizimi i parasë së gatshme

2. Auditimi i llogarisë ose tabelës

3. Verifikimi duke krahasuar raportet

4. Kontrollet e rregullta të inventarit

Mbajtja e një syri të ngushtë në të gjitha proceset është thelbësore, por në radhë të parë një menaxher mjekësor i zyrës duhet:

1. Vendosja e rregullave dhe qëllimeve

2. Komunikoni me të gjithë stafin

3. Siguroni reagime në baza të rregullta