Gjithkush do të pajtohej që funksioni parësor i një zyre mjekësore është kujdesi i pacientëve të saj, megjithatë, për të qëndruar në praktikë dhe për të lulëzuar, zyra duhet të mbledhë pagesën për shërbimet e kryera. Kodimi, faturimi dhe koleksionet janë një pjesë vitale e detyrave të personelit të zyrës së mjekësisë dhe trajnimi i duhur dhe udhëzimet janë jetësore për përfundimin me sukses të këtyre detyrave.
Departamenti i faturimit punon shumë ngushtë me personelin kodues në zyrën e mjekut. Në disa raste, i njëjti person kryen detyrat e kodimit, faturimit dhe mbledhjes, por këto janë tre pozicione të ndryshme. Ndërsa disa nga aspektet e secilës punë ndërthuren me të tjerët, ato gjithashtu kanë përgjegjësi shumë specifike.
Kodimi në të vërtetë lehtëson procesin e faturimit duke sjellë uniformitetin në procedurat përmes kodeve të njohura. Përdorimi i kodeve standarde të diagnozës dhe kodeve të procedurave që njihen nga kompanitë e sigurimeve, të gjitha praktikat mjekësore dhe agjencitë përkatëse të kujdesit, koordinatori mjekësor do të sigurojë që kompanitë e sigurimeve ose "paguesit komercialë" ose Qendrat për Medicare dhe Medicaid (CMS) artikulli i faturuar dhe mënyra se si diagnoza e garanton atë procedurë , provë ose trajtim.
Procesi i faturimit fillon me marrjen e pacientit. Është e rëndësishme që të merrni të gjitha informacionet e sigurimit para se të shihet pacienti, nëse është e mundur, në mënyrë që të gjitha palët të kuptojnë se çfarë do të kushtojë çdo vizitë dhe procedurë pacientit nga xhepi.
Më pak surpriza pacientët tuaj në lidhje me pagesën për shërbimet e kryera, të gjithë të lumtur do të jenë. Kur pacienti arrin dhe paraqet informacionin e sigurimit është me rëndësi që informacioni i dhënë të verifikohet me kompaninë e sigurimeve si aktive, përfitimet e lejuara dhe se ofruesi aktualisht është i kontraktuar me atë pagues të veçantë.
Faqet e internetit kanë dezinformata, kalojnë kontratat dhe përfitimet ndryshojnë, kështu verifikimi i të dhënave është shumë i rëndësishëm.
Për të kursyer kohë, të ardhura dhe përkeqësim, çdo procedurë që është jashtë fushës së zakonshme të një vizite në zyrë duhet të jetë e autorizuar paraprakisht, ose brenda afatit kohor të planit të veçantë të sigurimit. Çdo pagesë që duhet të paguhet nga pacienti duhet të diskutohet dhe mblidhet para procedurës, testimit, terapisë ose trajtimit. Copay duhet të paguhet gjithmonë para se një pacient të shihet edhe nga mjeku, në mënyrë që të shmangin ndonjë problem më vonë.
Koleksionet e shumave të së kaluarës janë mënyra më pak efektive e rimbursimit. Sa më gjatë që një ligj të kalojë, aq më pak ka gjasa që të mblidhen dhe sa më shumë para të kushtojë zyra në kohë dhe orë pagash. Kjo është arsyeja më e mirë për të gjithë që të ketë kodim efektiv dhe staf të faturimit në zyrën tuaj mjekësore.
Një kërkesë e mohuar nga një pagues komercial është një arsye e mundshme për një faturë që nuk paguhet në kohë. Kur të dy pacientët dhe stafi kanë bërë paraprakisht kujdesin e duhur, kjo ka më pak të ngjarë, por kjo ndodh. Një apel nga stafi me ndonjë sqarim ose shpjegim mund të jetë e nevojshme. Një apel nga pacienti është një tjetër zgjidhje e mundshme, por pacienti duhet të jetë i vetëdijshëm për mundësinë që ata do të jenë përgjegjës për balancat e papaguara.
Ndërsa një marrëveshje paguese shpesh është një nga urdhrat e parë të biznesit kur mbushni dokumentet e marrjes së pacientit, gjasat janë që pacienti nuk e ka lexuar dokumentin me kujdes. Ndonjëherë pacienti nuk ndihej mirë në atë kohë dhe nuk i kushtoi vëmendje dokumentit, ose thjesht presin që shumica ose të gjitha faturat e tyre të paguhen nga kompanitë e sigurimeve. Diskutimi i përgjegjësisë financiare para se të ketë një problem është mënyra më efektive e veprimit për të shmangur ndonjë takim të pakëndshëm dhe eventualisht emocional.
Kodimi, faturimi dhe koleksionet janë të rëndësishme për një strukturë të lulëzuar mjekësore pa marrë parasysh madhësinë ose specialitetin.
Trajnimi i duhur, edukimi i vazhdueshëm dhe udhëzimi i ndryshimeve aktuale në ligje, kodet ose praktikat e sigurimit janë të domosdoshme. Deri tani materialet dhe pajisjet e referimit u lejojnë këtyre anëtarëve të stafit të bëjnë një ndikim pozitiv në të dy pacientët dhe në zyrën mjekësore.